Оказавшись на удаленке, предприниматели и сотрудники компаний вынуждены вести 100% переговоров по электронным каналам связи и обмениваться документами онлайн.

Сканы договоров, актов, спецификаций, различных приложений к договорам и иные документы, подтверждающие выполнение обязательств, претензии и прочие документы связанные с нарушением обязанностей по договору, передаются сторонами в электронной переписке, в электронных сообщениях WhatsApp, Telegram.

На время пандемии деловой мир ограничен в прямых контактах , личных встречах и переговорах, но когда "пыль уляжется" последствия такого погружения бизнеса в электронный документооборот с использованием в сущности бытовых средств коммуникации, окажутся разными для тех, кто делал это осознанно, и тех кто не задумывался о нюансах.

На что обратить внимание, чтобы электронная переписка имела юридическую силу и могла быть использована в качестве доказательства в суде

Проверьте сведения об электронных сообщениях в договоре

• Проверьте, имеются ли в вашем договоре адреса электронной почты, а в идеале и оговорка о признании сторонами данного канала в качестве юридически значимого для передачи сообщений и документов. Можно в том числе указать, что переписка по электронной почте и в мессенджерах имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями.
• Если таких сведений и положений нет, постарайтесь заключить дополнительное соглашение об этом путем обмена с контрагентом сканами такого соглашения по электронной почте или другому фактически используемому вами каналу.
• Постарайтесь запросить и получить у контрагента по используемому вами электронному каналу документ, очевидно свидетельствующий о надлежащих полномочиях лица, ведущего переписку, например, скан платежного поручения, накладной, договора или иного документа, подписанного бесспорно полномочным представителем вашего контрагента. Принцип такой – если в распоряжении лица, ведущего переписку, имеются юридически значимые документы, подтверждающие заключение или исполнение обязательства, он отвечает на вопросы, имеющие значения для выполнения обязательств по договору или принимает исполнение, то полномочия такого лица явствуют из обстановки.

Используйте один электронный канал для переписки

• Старайтесь использовать один электронный канал для обмена сообщениями с контрагентом. Чем больше взаимной переписки по договору внутри данного канала, тем больше шансов, что данная переписка будет признана судом относимой, проще говоря, принята во внимание.
• Дело в том, что даже в отсутствие указания в договоре на возможность обмена электронными сообщениями и самих электронных адресов, систематическая переписка по вопросам заключения и исполнения договора по электронной почте или мессенджеру, может быть признана судом обычно деловой практикой сторон.
• В данном случае суд будет оценивать длительность и взаимный характер электронной переписки, следовательно, чем больше входящих и исходящих электронных сообщений внутри канала, тем лучше.
• Если ваш контрагент пишет вам на электронную почту, а вы отвечаете ему в Ватцап или Телеграм, то взаимность переписки и связь таких сообщений придется доказывать, а это лишние усилия, расходы и риски.
• Если есть возможность общаться по электронной почте предпочтите ее мессенджеру. Если контрагент пишет с разных емайлов один из которых является корпоративной почтой (содержит домен оф.сайта контрагента)предпочтите корпоративную почту.
• Если значимая переписка велась контрагентом с разных емайлов, постарайтесь увязать ход переписки, добавляя все адреса в получателей, в копию и/или используя функцию «ответить всем».
• Если вам удобнее вести переписку в мессенджере, то выбирайте WhatsApp, а не Телеграм. Лично я обожаю Telegram, но не смотря на все его технические преимущества, с ним есть одна проблема для деловой переписки - любой из участников переписки может в любой момент удалить свои сообщения из диалога как на своей стороне, так и на вашей. В отличие от Телеграм, в Ватсапп удаление своих сообщений для иных участников переписки ограничено одним часом.

Идентифицируйте себя и контрагента

• Используйте в профиле и подписи свои реальные данные: Название компании, ФИО, телефон
• Найдите подходящий повод получить данные о лице, ведущем переписку от имени контрагента: ФИО, должность в организации-контрагенте. Обращайтесь к лицу, ведущему переписку, по имени отчеству.

Позаботьтесь о доказательствах доставки сообщений

• Иногда судьи считают недостаточным направление электронного письма, возлагая на лицо, представляющее электронную переписку в суд, обязанность доказывания доставки или получения данного письма контрагентом.
• Безусловное преимущество мессенджеров заключается в фиксации факта доставки и прочтения сообщений. С электронной почтой все не так просто.
• Если почтовый сервис, который вы используете, не предлагает функцию подтверждения доставки, то рекомендуем прибегнуть к следующей хитрости, которая может помочь вам в суде. Поставьте в копию (скрытую копию) еще одного или двух получателей, которые в дальнейшем смогут подтвердить получение электронной почты, также можно добавить свой собственный электронный почтовый адрес. Отрицание вашим оппонентом доставки и/или получения направленных ему электронных писем будет опровергаться доставкой этих писем другим лицам и отсутствием уведомления от почтовой службы о недоставленном электронном сообщении.
• Некоторые почтовые сервисы предоставляют техническую возможность фиксировать информацию о доставке электронного письма. Так, например, у сервиса Яндекс.почта имеется специальная опция «Сообщить о доставке письма». Главный плюс этой функции состоит в автоматической фиксации доставки вне зависимости от воли и действий получателя.

@Daddy_Lawyer